اداره کل دامپزشکی استان ایلام

1.مراحل انجام ثبت سفارش جدید در سامانه دارویی

برای ثبت درخواست واردات دارو از منوی سمت راست بروری لینک "درخواست واردات دارو و واکسن" کلیک کنید. در صفحه باز شده بر روی کلید "درخواست جدید" کلیک کنید تا صفحه ثبت درخواست واردات باز شود در گام بعد باید کد دارو خود را پیدا کنید و برای این منظور بروی کلید کنار کادر کد دارو کلید کنید در صفحه باز شده براساس یکی از 6 پارامتر جستجوی خود را انجام داده و کد دارو را انتخاب کنید تا کد به صفحه ثبت سفارش منتقل شود در صورتی که موفق به یافتن کد دارو نشدید از فایل اکسل استفاده کنید. نکته : در مورد تمامی دارو ها بجز واکسن، نام ژنریک لاتین می باشد و برای واکسن نیز نام ژنریک فارسی بوده اما نام تجاری لاتین است نکته : برای یافتن کد دارو لازم نیست که حتما تمامی 6 پارامتر را وارد نمایید زیرا در صورت بروز خطا در یکی از 6 مورد هیچ کدی نمایش داده نمی شود در بعضی از موارد که کاربر از نام صحیح دارو و یا واکسن مورد نظر خود اطلاع ندارد بهتر است تنها از بخشی از نام استفاده کند. در فیلم راهنما در بخش ثبت درخواست واردات دارو و واکسن نحوه جستجو بهینه کد دارو و واکسن قرار داده شده است.

2. ویرایش ثبت سفارش های قبلی

برای ویرایش دارو ابتدا وارد صفحه ثبت در خواست واردات دارو شده و با استفاده از یکی از سه گزینه شماره پرفورم، کد رهگیری، شماره دبیرخانه درخواست خود را یافته و از جدول پایین که اطلاعات را نمایش می دهد بر روی نمایش جزییات کلیک کنید تا وارد صفحه مربوطه شوید در صورت تمایل هر قسمت از اطلاعات را ویرایش نموده و برای ثبت این تغییرات تنها کافی است که بر روی کلید ثبت اطلاعات کلیک کنید نکته : در بسیاری از موارد کاربر نمی تواند تغییرات مورد نظر خود را ثبت نماید دلیل این امر نیز این است که اطلاعاتی که توسط کارشناس سازمان تایید شده باشد، دیگر توسط کاربران قابل تغییر نیست و برای ثبت تغییرات کارشناس سازمان حتما باید درخواست را از وضعیت تایید به حالت عدم تایید تغییر دهد. نکته: تنها ترخیص برای ثبت سفارش هایی امکان پذیر است که مورد تایید کارشناس سازمان قرار گیرد.

3.مراحل ثبت درخواست ترخیص دارو و واکسن

برای ثبت ترخیص دارو از منوی سمت راست صفحه بر روی لینک درخواست ترخیص دارو کلیک کرده تا صفحه مربوط به ثبت ترخیص باز شود درخواست ترخیص شامل چند مرحله است ، در بخش اول براساس یکی از گزینه شماره پرفورم، کد رهگیری ثبت سفارش، شماره دبیر خانه، باید ثبت سفارش مورد نطر خود را پیدا کنیم در صورت عدم وجود ثبت سفارش دو دلیلی وجود دارد: اول اینکه یا کارشناس سازمان این مورد را تایید نکرده است که باید با کارشناس سازمان هماهنگی های لازم به عمل آید یا اینکه ثبت سفارش در سامانه جدیدی وجود ندارد که در این صورت کاربر باید مجددا ثبت درخواست ثبت سفارش خود را انجام داده تا توسط کارشناس مورد تایید قرار گیرد تا کاربر بتواند ترخیص خود را ثبت نمایید. اما در صورتی که کاربر توانست ثبت سفارش خود را یافته برای ادامه کار روی گزینه انتخاب در ستون اول جدول پایین کلیک کرده تا اطلاعات ثبت سفارش را به کاربر نمایش دهد. در صورتی که کاربر بعد مشاهده و اطمینان از صحت اطلاعات با کلیک بر روی تایید و ادامه وارد بخش بعدی فاز ثبت ترخیص شده و به صورت زیر عمل می نمایید. در ادامه ترخیص دارو باید اطلاعات اولیه را وارد کرده و بر روی کلید ثبت کلیک کنید، در صورتی که اطلاعات بصورت صحیح وارد شده باشد سیستم یک کد رهگیری 4 رقمی به کاربر خواهد داد که برای پیگیری باید به کارشناس سازمان ارائه گردد. بعد از ثبت اولیه بر روی کلید بازگشت کلیک کرده و اطلاعات مربوط به شماره بچ ها و مقادیر هر بچ را وارد کنید تا ثبت ترخیص کامل انجام شود.. نکته : تا زمانی که کاربر قسمت مربوط به شماره بچ ها را وارد نکند این درخواست ترخیص توسط سازمان قابل امشاهده نمی باشد. نکته : کاربران گرامی توجه کنید که برای ثبت مقادیر شماره بچ واحد کالا همان واحدی باید باشد که در محاسبه وزن کل بسته بندی در نظر گرفته شده است، برای مثال واکسن به دز.

4.چرا ثبت سفارش های انجام شده را در سیستم و در بخش ترخیص مشاهده نمی شود؟

در مورد ثبت سفارش هایی که شرکت قصد انجام مراحل ترخیص آنها را دارد ولی در قسمت جستجوی ثبت سفارش نمایش داده نمی شوند دو حالت داریم : 1. یا اطلاعات در سیستم قبلی ثبت شده و این اطلاعات در ورژن جدید برنامه وجود ندارد که شرکت باید مجددا ثبت اطلاعات تدرخواست سفارش دارو و واکسن را انجام دهد نکته : البته در اینگونه موارد که شرکت قبلا مجوز ورود را از سازمان دریافت کرده در صورتی که بخشی از اطلاعات در دسترس نباشد (مانند شماره فیش پرداخت و... ) سیستم ثبت اطلاعات را قبول خواهد کرد 2. حالتی است که کاربر ثبت ترخیص را انجام داده است ولی هنوز این ثبت اطلاعات به تایید کارشناس سازمان نرسیده لذا برای ترخیص فقط ثبت سفارش هایی در دسترس خواهند بود که به تایید کارشناس سازمان رسیده باشد نکته : کاربران گرامی برای پیگیری وضعیت درخواست های خود برای ثبت سفارش با داخلی 298 و برای موارد ترخیص با داخلی 297 سازمان دامپزشکی تماس حاصل فرمایید 

5.چرا امکان ویرایش ترخیص و یا ثبت سفارش وجود ندارد؟

امکان ویرایش تنها برای مواردی وجود دارد که توسط کارشناس سازمان تایید نشده باشد. لذا اگر موردی قابل تغییر نیست و کاربر قصد اعمال تغییرات و یا حذف کلی این مورد را دارد باید با کارشناس. مربوطه در سازمان دامپزشکی تماس بگیرید. کارشناس بخش واردات داخلی 298 و کارشناس بخش ترخیص دارو داخلی 297 سازمان دامپزشکی کشور 

6.پیام " مقدار درخواستی بیش از حد مجاز است" هنگام ثبت شماره بچ ها در بخش ترخیص

این پیام تنها در مواردی نمایش داده می شود که کاربر در بخش ترخیص در قسمت ثبت شماره بچ مقداری بیش از باقیمانده ثبت سفارش خود را وارد کند. نکته : در بسیاری از موارد دیده می شود که دلیل این کار نیز اشتباه کاربر در هنگام ثبت وزن کل بسته بندی در زمان ثبت سفارش می باشد که باید این قسمت اصلاح شود. 

7.منظور از شرکت های دریافت کننده در قسمت ترخیص دارو چیست؟

شرکت های تولید کننده شامل شرکت های پخش سراسری طرف قرارداد و یا کارخانه های تولیدکننده می باشند. نوع فعالیت هر شرکت با توجه به ثبت نام اولیه صورت گرفته می باشد و در هنگام ورود کاربران به سامانه در نوار طوسی رنگ این مشخصات از شرکت ها وجو دارد و در صورتی که این بخش از اطلاعات صحیح وارد نشده است شرکت باید با کارشناس مربوطه در سازمان تماس گرفته و نقش کاربری خود را تغییر دهد. نکته : در مواردی کاربر می خواهد کالا ی ترخیصی را خود دریافت کند اما نام شرکت خود را در لیست پیدا نمی کنه. دلیل این امر این است که شرکت با توجه به نقش کاربری که در سامانه دارد مجاز به این کار نیست. برای مثال یک شرکت وارد کننده نباید بتواند یک محصول نهایی را خود دریافت کند ، مگر اینه نقش کاربری او نیز در سامانه به واردات - توزیع تغییر کند. 

8.چرا نام شرکت ما در بین شرکت های دریافت کننده وجود ندارد؟

در مواردی کاربر می خواهد کالای ترخیصی را ،خود دریافت کند اما نام شرکت خود را در لیست پیدا نمی نماید. علت امر این است که شرکت با توجه به نقش کاربری که در سامانه دارد مجاز به این کار نیست. برای مثال یک شرکت وارد کننده نباید بتواند یک محصول نهایی را خود دریافت کند ، مگر اینه نقش کاربری او نیز در سامانه به واردات - توزیع تغییر کند. برای رفع این مشکل شرکت باید با هماهنگی کارشناس سازمان نوع فعالیت واقعی خود را ثبت نماید

9.کد دارو و یا واکسن و یا ماده اولیه مورد نظر ما در سیستم وجود ندارد

در مورد کدهای دارو و اکسن سعی شده است تمامی دارو هایی را که در سال 91 ثبت سفارش داشته اند را وارد سیستم نموده و کد دارو را در اختیار کاربران قرار دهیم. که این فایل در بخش ثبت درخواست واردات در قالب یک فایل اکسل قابل دانلود قرارداده شده است و البته این فایل بصورت هفته ای نیز بروز رسانی خواهد شد.. نکته : برای تسریع هرچه بیشتر کار شرکت ها برای دریافت کد دارو پیشنهاد می شود که حتما فایل کد دارو را دانلود کنند نکته : چون اطلاعات یکسان سازی شده است در برخی موارد در قسمت نام ژنریک و یا نام تجاری دارای تغییرات می باشیم . لذا بهترین گزینه برای یافتن نام کد دارو استفاده از قسمتی از این اسامی برای جستجو می باشد. نکته : هنگامی که بخشی از یک پارامتر ها را وارد نمودید برروی کلید کنار آن کلیک کنید تا تمامی موارد مشابه را در این باکس نمایش دهد و از این بین گزینه مورد نظر خود را انتخاب کنید نکته : برای جستجوی کد دارو معمولا با درج یک و یا دو پارامتر کاربر می توانید داروی مورد نظر خود را بیابد. لذا استفاده از تمامی این 6 پارامتر اصلا لازم نیست و در خیلی از موارد هم اصلا پیشنهاد نمی شود . زیرا معمولا کاربران تمامی این موارد را بصورت صحیح وارد نمی کنند و نمی توانند گزینه مورد نظر خود را پیدا کنند. نکته : گزینه بعدی در تسریع در امر یافتن کد دارو و واکسن استفاده از فیلم آموزشی می باشد که در قسمت ثبت درخواست واردات دارو قرار داده شده است و کاربران می توانند این فایل را دانلود نمایند. در صورتی که شرکت از عدم وجود کد دارو در سیستم اطمینان حاصل کرد . برای درج کد دارو جدید باید گواهی ثبت دارو را به سازمان ارائه نموده تا در همان زمان کد دارو ایجادشده و در دسترس کاربر قرار گیرد.

10.چرا با کلیک بر روی هر قسمت از سامانه وارد قسمت ورود کاربران می شوم

این اتفاق زمانی رخ می دهد که کاربر مدت زمان زیادی است که با اکانت خود در سامانه فعالیت خاصی نداشته است لذا به صورت اتوماتیک از اکانت خود خارج می شود در برخی از موارد نیز این اتفاق بر روی سیستم های اتفاق می افتد که کاربر همزمان با چند نام کاربری متفاوت کار می کند پیشنهاد برای جلوگیری از اتفاقات مشابه استفاده از مرورگرهای فایر فاکس، گوگل کروم،و تمامی ورژن های اینترنت اکسپلورر بجز ورژن 8 این برنامه که در برخی از موارد دچار مشکل خواهد شد. 

11.چرا نام شرکت فروشنده و یا کشور ذینفع در لیست من وجود ندارد؟

در صورتی که کاربر قصد افزودن نام کشور ذینفع و یا شرکت فروشنده را به مجموع موارد قابل نمایش برای اکانت خود را دارد باید از طریق مدیریت اطلاعات ثابت اقدام نموده و از بین موارد موجود، گزینه مورد نظر خود را انتخاب و ثبت نماید و در صورتی که هیچ موردی یافت نشد با کارشناس سازمان جهت افزودن گزینه جدید به لیست، هماهنگی صورت گیرد. نکته : روال انجام کار به این صورت خواهد بود که ابتدا قسمتی از نام شرکت را وارد کرده و کلیک کنار باکس مورد نظر را می زنیم تا تمامی آیتم های مشابه را در داخل باکس لود کند و از این بین گزینه مورد نظر را انتخاب و ثبت اطلاعات را انجام می دهیم 

*****************************************************************************************

*****************************************************************************************